Ved WEB-bookinger blir det sendt ut ordrebekreftelse på e-post til gjesten. Denne e-posten inneholder et vedlegg. For å få innhold i selve e-posten, må det lages en e-postmal og knytte denne opp mot utskriftsmalen.

Vi tar for oss 3 ting på denne siden:
1) Sette opp e-postmal
2) Knytte e-postmal til utskriftsmal
3) Redigere eksisterende e-postmal

 

Løsning

1) Sette opp e-postmal

Velg |Spesial| -> |Ny e-postmelding| i VisBook eller bruk hurtigtastene |Ctrl|+|Y|. E-postredigeringsvinduet kommer opp og du legger inn ønsket tekst under fanen |Melding| og bilder/logo under fanen |Sette inn|. * Merk at ordrebekreftelsen blir sendt som vedlegg (i PDF-format).

Velg fanen |Maler|, trykk |Lagre| for å lagre e-posten som mal, og tast inn ønsket navn for epostmalen. Trykk |OK|.
*OBS! Hvis man har lagret en e-postmal og ønsker å lage en ny, må man lukke vinduet og åpne på nytt.

2.1) Knytte e-postmal til utskriftsmal

For å knytte e-postmalen mot automatisk forsendelse for en WEB-booking, må malen knyttes til en utskriftsmal. Eksempel; Knytte e-postmalen |Ordrebekreftelse Norsk| mot utskriftsmalen |Ordrebekreftelse Norsk|.
*Merk: Har du faktura som betalingsmåte, må det opprettes en e-postmal for faktura. Har du e-pay som betalingsmåte, må det opprettes en e-postmal for kvittering osv.
Gå til |Innstillinger| -> |Diverse innstillinger| -> arkfanen |Faktura/ordrebek./kvitt.|. Marker utskriftsmalen og trykk på |Redigere oppsett|.

Velg e-postmalen i rullegardinen |Epost mal|. *Emnefeltet kan inneholde ordrenummer, legg i så fall inn teksten %ORDERNO% (event. %INVOICENO% om det er valgt betalingsmåte |Faktura|) der du ønsker å ha dette. Trykk på |Lagre| og |Lagre|.

2.2) Ny utskriftsmal

Som eksempel lager vi en ny utskriftsmal for kvittering etter fullført og betalt forhåndsbestilling.

Gå til |Innstillinger| -> |Diverse innstillinger| -> arkfanen |Faktura/ordrebek./kvitt.|.

Trykk |Nytt oppsett|

Skriv et lett gjenkjennelig navn etter samme standard som de andre oppsettene, som for eks. «Kvittering norsk», «Kvittering engelsk Brebua» eller «Kvittering norsk Fuglemyrhytta».

Endre språk dersom det er relevant. Det står på norsk i utgangspunktet.

I innhold skal man velge hvilken PDF-mal som knyttes til eposten som vedlegg. Her er det viktig å velge malen som er relevant, i dette tilfelle «Kvittering Norsk».

Angi en eposttittel.

Knytt utskriftsmalen til e-postmal. Dette er selve innholdet i eposten som sendes ut.

Dersom dere har noen spesielle dokumenter med informasjon eller lignende som dere ønsker å sende ut, kan dette legges til som filvedlegg. Trykk på knappen ved siden av (markert med rød pil) for å laste opp dokument/fil.

Trykk til slutt lagre.

3) Redigere eksistrende e-postmal

Velg |Spesial| -> |Ny e-postmal| fra menylinjen i |Ordrebildet|, eventuelt bruk hurtigtastene |Ctrl| + |Y|.

Her velges fanen |Maler|, velg aktuell mal fra nedtrekksmenyen |Maler| og ventreklikk.

Valgt mal vises og redigeringen kan begynne.

Når malen er ferdig redigert, velg |Lagre|. Viktig å lukke vinduet etter hver mal man redigerer. Skal man redigere flere maler, begynn forfra igjen.

4) Knytte e-postmal til web-booking

For at en e-postmal/utskriftsmal skal bli tatt i bruk ved bestilling på nett må du knytte den til hytta/hyttene den skal brukes på.

Åpne |Innstillinger| -> |Web-booking|

Velg hytte, åpne |Maler|. Klikk på blå knapp med plusstegn for å legge til ny mal.

Det åpnes et nytt vindu med liste over alle tilgjengelige utskriftsmaler. Huk av den/de malene som skal legges til, og klikk |Legg til|.

Til slutt trykker du |Lagre| eller |Bruk| i web-booking vinduet.